UODO podkreśla zatem, że proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być przez administratorów przemyślany. Co istotne, w niektórych przypadkach kontrahenci nie życzą sobie składania życzeń, więc warto zweryfikować sytuację przed wysyłką.

Przede wszystkim wysyłanie przez firmy lub instytucje kartek z życzeniami nie łamie przepisów o ochronie danych osobowych, jeśli istnieją zasadne podstawy do przetwarzania danych osobowych.

Zgoda to podstawa

Podstawą do przetwarzania tych danych na potrzeby wysłania kartki świątecznej może być zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Zgoda ta jest wyrażona, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Zgoda ta musi być dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazywać wolę osoby, której dane dotyczą. Może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania, które przyzwala na przetwarzanie danych osobowych. Jednocześnie konieczne jest poinformowanie, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie.

Uzasadniony interes administratora

Podstawą do przetwarzania danych osobowych podczas wysyłania kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wówczas można wskazać, że uzasadnionym interesem jest utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami.

W przypadku opierania się na przesłance prawnie uzasadnionego interesu administratora lub osoby trzeciej, należy dokładnie ocenić, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu.

Prawnie uzasadnionym interesem administratora może być w tym wypadku utrzymywanie dobrych relacji z klientem, podwykonawcą, dostawcą, kontrahentem, co ma na celu kontynuowanie dobrej współpracy z korzyścią dla obu stron.

Ważne! 

Kartki elektroniczne